Grundsätzlich gilt, dass die Verwaltung eines Teams im Büro organisatorische Fähigkeiten erfordert. Das ist aber nicht alles, da im Zusammenhang mit der Teamführung einige Ausgaben anfallen, sodass auch ein gewisses Verständnis dieser Kosten benötigt wird.
Die Personalkosten
Ein großer Kostenblock bei der Verwaltung eines Teams sind die Personalkosten, die für die Beschäftigung der Mitarbeiter anfallen. Dabei müssen nicht nur die Gehälter der Angestellten berücksichtigt werden, sondern auch die folgenden Aspekte:
- Sozialleistungen
- Versicherungen
- Unter Umständen anfallende Bonuszahlungen
Dementsprechend ist ein genauer Blick auf die Personalkosten erforderlich, damit ein realistisches Budget für das Team erstellt werden kann. Nur so ist gewährleistet, dass die Teamführung nachhaltig ist, da sie mit ausreichenden finanziellen Mitteln ausgestattet ist.
Miet- und Nebenkosten
Bei den Kosten für die Verwaltung eines Teams im Büro muss unbedingt die hierfür anfallende Büromiete berücksichtigt werden. In der Regel ist dies einer der höchsten Ausgabeposten, sodass Unternehmen genau kalkulieren müssen, wie groß das Büro ausfallen sollte. Neben der reinen Quadratmeterzahl sollte auch die Lage des Büros sowie die hiermit verbundenen Servicekosten beachtet werden. Die Nebenkosten können hoch ausfallen, sodass diese ebenfalls in die Berechnung des Budgets einfließen sollten. Zu diesen Kosten zählen unter anderem Ausgaben für Energie sowie Reinigungsdienste.
Ausstattung des Büros
Wenn das Team in einem Büro arbeitet, stellt die Ausstattung dieses Büros einen weiteren Kostenfaktor dar. Hier fallen regelmäßig Ausgaben für täglich genutzte Büromaterialien an, wie Stifte, Papier oder Druckerpatronen. Besonders hoch sind die Anschaffungskosten für Büromöbel, Drucker, Computer sowie andere technische Geräte. Diese müssen zwar seltener neu gekauft werden, sollten aber dennoch berücksichtigt werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass das Büro nicht nur funktional ausgestattet ist, sondern auch ein ergonomisches Umfeld für die Angestellten bietet. Ein ergonomischer Arbeitsplatz beinhaltet unter anderem einen ergonomischen Bürostuhl und einen höhenverstellbaren Schreibtisch. Das kann sich positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken, sodass die höheren Anschaffungskosten durchaus gerechtfertigt sind.
Softwarelizenzen und IT-Infrastruktur
In Zeiten der Digitalisierung müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über eine leistungsfähige IT-Infrastruktur verfügen, um langfristig am Markt bestehen zu können. Hierfür ist die Anschaffung und die Wartung von Servern, Computern, Netzwerkgeräten sowie Softwarelizenzen erforderlich. Diese Ausgabeposten müssen bei der Verwaltung eines Teams berücksichtigt werden, um ein detailliertes Budget erstellen zu können. Neben der Anschaffung ist auch die regelmäßige Aktualisierung der Software von großer Bedeutung, um höchste Sicherheitsstandards gewährleisten zu können. Die Sicherstellung der IT-Sicherheit erfordert zusätzliche Kosten, die ebenfalls im Auge behalten werden müssen.
Ausgaben für Kommunikation
Jedes Unternehmen ist auf die reibungslose Kommunikation zwischen den jeweiligen Teammitgliedern angewiesen. Das liegt daran, dass nur so eine erfolgreiche Zusammenarbeit möglich ist. Dementsprechend fallen unter anderem Kosten für Mobiltelefone, Telefonanlagen, Videokonferenztools sowie für den Zugang zum Internet an. Dabei sollte nicht nur die Grundausstattung berücksichtigt werden, sondern auch die unter Umständen für internationale Kommunikation anfallenden Kosten sowie laufende Gebühren. Für eine effektive Kommunikation bieten sich Meetings und Präsentationen an.
Vorlage Spesenabrechnung
Um einen guten Überblick über anfallende Kosten zu haben, ist eine Spesenabrechnung empfehlenswert. Dieser Bereich erhält oftmals nicht die Aufmerksamkeit, die er haben sollte. Schließlich ist die Spesenabrechnung wichtig für die finanzielle Transparenz. Grundsätzlich gilt, dass Mitarbeiter, die entweder geschäftlich unterwegs sind oder dienstliche Ausgaben tätigen, ihre Kosten hierfür ordnungsgemäß abrechnen können müssen. Hier können Unternehmen auf eine Vorlage für die Spesenabrechnung setzen, um die Abrechnung der angefallenen Kosten zu erleichtern. Dies ermöglicht neben der zeitlichen Ersparnis auch eine genaue Verfolgung sowie Kontrolle der Ausgaben.
Wichtige Aspekte der Spesenabrechnung
Bevor Unternehmen sich für eine bestimmte Vorlage für die Spesenabrechnung entscheiden, sollten sie sicherstellen, dass alle wichtigen Faktoren der Spesenabrechnung enthalten sind. Hierzu zählt die Belegpflicht. Diese sorgt für finanzielle Transparenz und rechtliche Absicherung, indem für jede Ausgabe ein entsprechender Beleg angefertigt werden muss. Damit eine korrekte Erfassung der jeweiligen Ausgaben möglich ist, sollte die Vorlage zudem unterschiedliche Kategorien von Ausgaben erfassen. Eine Währungsumrechnung sollte integriert sein, um die Ausgaben in verschiedenen Währungen abrechnen zu können. Das ist für Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen von größter Bedeutung. Ein klarer Genehmigungsprozess für die Ausgaben kann sicherstellen, dass die Ausgaben die Unternehmensrichtlinien nicht verletzen und unnötige Kosten vermieden werden.